On répète souvent que la planification est la pierre angulaire de la maintenance, mais sur un sol instable, cette construction restera fragile. Si les informations de base ne sont pas dans le système, vos planificateurs passeront la majorité de leur temps à chercher et à rechercher de l’information plutôt qu’à réellement faire de la planification.
C’est un classique dans les entreprises que je conseille : les planificateurs sont occupés à chercher de l’information et à gérer des commandes d’achat, et ils n’ont pas le temps de planifier les travaux. Cette planification est donc souvent faite par les superviseurs ou les hommes de métier sur le terrain. Pendant que les superviseurs sont occupés à planifier les travaux pour rendre leurs équipes efficaces, ils ne supervisent pas! Laissent leurs équipes sur le terrain aux prises avec plusieurs problèmes qui, pour être réglés, nécessitant souvent le niveau d’autorité d’un superviseur. Bref, le manque d’informations de base nuit à l’organisation à tous les niveaux et explique une performance médiocre où chacun passe un maximum de 30% de son temps à faire ce qu’il devrait réellement faire.
L’implantation classique
J’ai participé à plusieurs réimplantations de système de maintenance depuis 2015 et le problème est presque toujours le même. Trop souvent, le logiciel de maintenance est livré presque vide et avec une configuration trop simple ou trop complexe. L’équipe informatique qui l’a configuré a défini ce qui était bon pour la maintenance sans vraiment comprendre le besoin réel. J’ai entendu des commentaires à me faire dresser les cheveux sur la tête… pour le peu qui me reste!
« Pourquoi vous n’avez pas activé la révision des maintenances préventives?
– Ha! Les gars de maintenance n’utiliseront pas ça! »
« Pourquoi vous n’avez pas utilisé les classifications d’équipements selon ISO14224?
– Ha! C’est trop compliqué pour les gars de maintenance… »
Je pourrais remplir une page de commentaires du genre faits par le consultant ou quelqu’un du service d’informatique. Mais faut-il toujours blâmer le consultant? Depuis le bogue de l’an 2000, les besoins en systèmes informatiques de gestion ont littéralement explosé devenant impossible pour les consultants en gestion de suivre le rythme. Beaucoup d’informaticiens ont pris la relève, mais ils ne sont pas des spécialistes en processus d’affaires et encore moins en maintenance.
Le consultant : « Qu’est-ce que vous voulez? »
La maintenance : « Bien on ne sait pas ce qu’il fait ton logiciel… »
C’est souvent le discours qu’on entend, mais attention, la maintenance est aussi à blâmer. Lors du démarrage du projet, au moment de créer l’équipe d’implantation, les personnes clés du service de maintenance sont trop souvent non disponibles pour y participer!
« Non, non! Nos superviseurs de maintenance et nos planificateurs sont trop occupés pour participer au projet! »
Ce qui oblige le consultant et le service d’informatique à prendre possession du projet et à définir ce qui est bon pour la maintenance. Livrant souvent un système théoriquement extraordinaire, mais pratiquement inutilisable.
La bonne façon de faire
Une bonne implantation doit réunir une équipe d’expérience qui connaît la maintenance et le logiciel à implanter. Les besoins d’affaires doivent être clairement compris et configurés dans le système. Ces logiciels sont faits pour s’adapter à un large éventail d’industries. Le besoin et le niveau de détail requis diffèrent d’une industrie à l’autre. Certains domaines doivent respecter des normes et besoins légaux demandant une traçabilité des pièces, équipements ou procédures. Le système doit être configuré en conséquence. Il doit être configuré pour répondre aux besoins de la maintenance et utiliser les bonnes fonctionnalités du logiciel. Il ne doit surtout pas être une réplique de l’ancien système!
L’information de base définie dans le système est cruciale et aura un impact extraordinaire sur la productivité du service de maintenance et ses partenaires comme les finances et les achats pour ne nommer que ceux-ci. La maintenance doit être en mesure de visualiser les coûts de maintenance selon ses propres besoins, différents de ceux du service des finances.
Les emplacements et les équipements
Votre structure d’emplacements et d’équipements doit s’inspirer de la norme ISO14224. Assurez-vous que votre codification d’emplacements et d’équipements suit une norme interne ou externe basée sur la norme ISA 5.1. Avez-vous des listes de pièces pour les équipements réparables? Les descriptions des pièces et de leurs attributs permettent-ils au service des achats d’être autonome dans son travail? Quelles autres informations sont nécessaires pour gérer la maintenance dans votre entreprise? Devez-vous gérer les numéros de série et les garanties? En quelle année avons-nous installé cet équipement? Ce sont toutes des questions que vous devez vous poser et auxquelles votre système doit répondre.
Les bons de travail
Nous avons ici parlé majoritairement des informations requises pour les équipements, mais il en va de même pour la configuration du système de gestion des bons de travail. Vous devez définir des codes de priorité pratiques et simples. La codification des statuts doit permettre un suivi efficace des bons de travail. Les types de travaux de maintenance doivent être correctement définis. Est-ce une maintenance préventive ou une maintenance corrective? Aussi, le nombre de codes utilisés pour chaque catégorie doit être raisonnable : trop, c’est comme pas assez!
En terminant
Cette structure de base servira de fondation et vous permettra de visualiser vos coûts et de générer vos indicateurs de performance. Si cette structure est mal montée, elle limitera votre habileté à générer de bons rapports.
Rome ne s’est pas bâtie en un jour et il est pratiquement impossible de démarrer en utilisant toutes les fonctionnalités voulues. Vous devez planifier cette évolution. a tâche de création des données ne doit pas revenir uniquement aux planificateurs de maintenance, elle doit être partagée entre tous les services concernés.
Sans une bonne fondation, il vous sera difficile d’avoir une équipe de maintenance efficace et de bâtir un historique d’équipements pratique. Personnellement, je ne crois pas au principe de l’industrie 4.0 si cette base n’est pas bien en place.
Serge Rivoallan
