La gestion des stocks est souvent un sujet chaud en maintenance. Le service de maintenance se plaint régulièrement de ne pas avoir les pièces nécessaires.
Un programme de maintenance préventive sert à connaître les défaillances avant qu’elles se produisent. Après avoir ciblé les problèmes potentiels, on commande les pièces requises. Si vos cycles de maintenance préventive sont bien définis, vous devriez être en mesure de commander les pièces requises, de les recevoir et de faire les correctifs nécessaires. Nul
besoin d’avoir tout en stock! Idéalement, le magasin devrait uniquement servir à couvrir les pièces en cas d’urgence.
Les pièces d’assurance
Bon, ça semble trop simple… L’emplacement géographique des installations peut avoir un impact sur les délais d’approvisionnement. Aussi, certains équipements ou pièces d’équipement plus exotiques sont parfois soumis à des délais d’approvisionnement très longs, de même que les équipements fabriqués sur mesure ou non standards. Il est assez facile de se procurer un roulement de 4 pouces ou un moteur 30HP rapidement, mais trouver une soufflante de 8 pieds de diamètre peut prendre beaucoup plus de temps!
Si ce genre de pièces sont critiques pour la bonne marche de vos opérations, même si elles risquent de dormir en magasin pendant un certain temps, assurez-vous de les avoir en stock. Un arrêt des opérations de quelques heures peut être acceptable, mais un arrêt de quelques mois, probablement pas!
Une façon pratique de gérer ces pièces est de leur assigner un statut spécial dans le logiciel de gestion de la maintenance.
Les achats
La maintenance représente souvent un grand nombre d’articles, mais à faible volume. La bonne pratique consiste à conclure des ententes contractuelles avec des fournisseurs de confiance plutôt que de toujours passer par un processus d’appels d’offres. La gestion des appels d’offres demande beaucoup de temps et de travail et devrait être réduite au minimum.
Aussi, il est évidemment plus simple de faire affaire avec 5 fournisseurs de filtres qu’avec 26! Oui, c’est un cas déjà vu. Même si on voulait ne traiter qu’avec un ou deux fournisseurs, cette approche pourrait s’avérer moins pratique ou, pire, être risquée. Certains distributeurs offrent un large éventail de pièce et une seule commande permettra de gérer beaucoup
d’articles.
Un processus de sélection sera nécessaire pour qualifier vos fournisseurs avant de signer avec eu une entente à long terme. L’important n’est pas de payer le plus bas prix pour chaque article, mais de viser le plus bas coût total.
Les pièces stock et non-stock
Idéalement, toutes les pièces devraient être identifiées par un numéro et porter un code qui indique si elles doivent être gardées en stock ou pas. Un panneau de contreplaqué de 4x8x½ n’est probablement pas une pièce requise pour vos machines, mais il est possible que vous commandiez cet article régulièrement pour divers travaux. Avoir un numéro, un code, une description et un fournisseur déjà dans le système pour cet article vous fera gagner du temps au moment de commander.
La durée de vie sur tablette
Certaines pièces sont comme les aliments de votre garde-manger et ont une date de péremption. Une courroie qui a passé 10 ans dans la poussière aura probablement séché et risque de briser prématurément.
Typiquement, les articles en caoutchouc ont une durée de vie sur tablette de deux ans. Les roulements contiennent des lubrifiants, qui ne sont pas éternels et se dégradent avec le temps. Un roulement a une durée de vie sur tablette garantie par son fabricant, qui est généralement de cinq à sept ans, à condition qu’il soit gardé dans son emballage!
Certaines pièces doivent être emballées pour qu’elles ne s’oxydent pas ni qu’elles soient contaminées par la poussière. Les lubrifiants devraient être stockés dans des salles ou armoires spéciales prévues à cet effet. Dans le cas de l’huile, elle devrait même être filtrée avant son utilisation.
La maintenance préventive
Les gros éléments tournants tels que les boîtes d’engrenage et les moteurs ont aussi besoin de maintenance quand ils ne sont pas utilisés. Le système de planification devrait générer automatiquement une maintenance préventive pour que les arbres de ces composantes soient tournés plusieurs tours tous les trois mois. Ce geste permettra de redistribuer le lubrifiant dans les roulements. Avec le temps et la gravité, les billes des roulements repoussent l’huile et entrent directement en contact avec la bague de roulement, ce qui crée un contact fer sur fer. S’il y a le moindrement de la vibration où sont stockées ces composantes, les billes vont marquer la bague de roulement créant une usure prématurée.
Le décompte cyclique
Mettre en place un décompte cyclique des pièces est une très bonne pratique. Il est beaucoup plus efficace pour le personnel du magasin de faire un décompte d’inventaire d’un petit nombre de pièces chaque semaine plutôt que de fermer le magasin un ou plusieurs jours chaque année pour un décompte physique complet.
Les pièces doivent être identifiées par une catégorie « ABC », et une fréquence doit être définie pour chaque catégorie. Les pièces A rassemblent un petit nombre d’articles avec une grande valeur de roulement; elles sont comptées une fois par mois. Les pièces B comprennent un plus grand nombre de pièces avec une valeur de roulement moyen; elles sont comptées une fois par trimestre. Les pièces C regroupent un grand nombre de pièces avec peu de roulement; elles sont
comptées une fois par an. Chaque semaine ou chaque mois, un rapport qui fait le décompte d’une certaine portion de l’inventaire en suivant la logique ABC définie est généré.
Pour catégoriser adéquatement vos pièces, vous devrez procéder à une analyse ABC propre à votre inventaire.
La gestion de la désuétude
La désuétude est un autre problème majeur en maintenance. Avec le temps et pour diverses raisons, plusieurs pièces en magasin deviennent désuètes. Par exemple, l’équipement a été vendu, mais vous avez oublié de vendre en même
temps les pièces en magasin, ou encore, l’équipement a été envoyé à la ferraille, mais ses pièces de rechange sont restées en magasin! Vous avez remplacé une pièce par un modèle plus performant ou par une nouvelle version,
ou vous avez fait une erreur de commande… Bref, les raisons ne manquent pas pour expliquer que des pièces dorment dans votre magasin!
Vous devez donc mettre en place un processus de gestion de la désuétude. Sans lui, vous aurez vite besoin de plus d’espace et de personnel pour gérer ces stocks de pièces. Votre service des finances ne sera probablement
pas très content quand vous lui demanderez l’autorisation d’envoyer à la ferraille un demi-million de dollars de pièce inutiles…
Un bon processus de gestion de la désuétude évitera bien des mauvaises surprises. Il facilitera également la préparation d’un budget qui permettra de gérer cette désuétude de façon continue.
Les arrêts majeurs
Les arrêts majeurs doivent être planifiés longtemps à l’avance, incluant les commandes de pièces nécessaires. Les arrêts majeurs ne devraient pas consommer les pièces du magasin. Tous les logiciels de gestion de la maintenance modernes comprennent une fonction permettant de contourner les paramètres d’inventaire et de forcer l’achat. Cette pratique doit être utilisée dans le cadre des arrêts pour éviter de vider votre magasin.
La standardisation
Un haut niveau de standardisation des équipements rendra la gestion des stocks et des achats beaucoup plus simple. Gérer une flotte de camions de la même marque et du même modèle sera plus facile que gérer une flotte comprenant trois marques différentes.
Le manque de standardisation est un problème fréquent pour les équipes de maintenance. Il peut s’expliquer par le fait que l’entreprise n’a pas défini de standards ou qu’elle a chaque fois recherché le fournisseur le moins cher, ce qui aura mené l’entreprise à posséder un éventail d’équipements de plusieurs marques différentes.
La gestion des pièces réparables
La gestion des pièces réparables représente souvent un autre casse-tête! Cet aspect ne doit pas être négligé et un processus doit clairement en définir le fonctionnement. Est-ce vraiment rentable de réparer la pièce ou bien serait-il préférable d’en acheter une neuve? Qu’est-ce qui est le plus profitable? Quel sera le coût de la pièce après réparation? La pièce sera-t-elle retournée au magasin au coût de la réparation ou à 50 % du coût d’une neuve? Si vous optez pour la réparation, détenez-vous l’expertise à l’interne pour réparer la pièce ou serait-il mieux de le faire faire à l’externe et de recevoir une pièce réparée avec une garantie?
Votre processus doit indiquer les pièces qui seront réparées et celles qui ne le seront pas. La bonne pratique est de définir une stratégie de maintenance pour chaque type de pièce. Par exemple, un moteur de moins de 20HP sera remplacé, tandis qu’un moteur plus gros sera réparé et retourné au magasin. D’autres critères plus spécifiques peuvent également s’appliquer.
« Le coût de la réparation doit être plus profitable que l’achat d’une pièce neuve. »
Le suivi physique de la pièce peut aussi être complexe. Où se trouve la pièce? Dans une zone de quarantaine en attendant d’être réparée, en atelier, chez un fournisseur? Si votre processus de suivi n’est pas efficace et que votre logiciel de maintenance est mal adapté pour la gestion des réparables, vous pourriez perdre ces pièces!
Votre système de gestion de la maintenance doit vous permettre de suivre l’historique et les coûts de ces pièces. Vous pourrez ainsi évaluer si la durée de vie d’une pièce réparable est équivalente à celle d’une neuve. Comparer les coûts de réparation entre plusieurs composantes identique et déterminer s’il vaut mieux mettre la pièce au rebut.
Une gestion des numéros de série sera normalement requise pour faire le suivi des pièces réparables. La majorité des systèmes informatisés de gestion de la maintenance comprennent des fonctionnalités qui permettent de gérer les pièces réparables, mais leur facilité d’utilisation varie grandement d’un système à l’autre.
L’acquisition de nouveaux équipements
L’acquisition de nouveaux équipements est le moment idéal pour commander les pièces de rechange. Les pièces seront fabriquées en même temps que les équipements, ce qui réduira le coût de fabrication et d’acquisition de façon importante.
Plusieurs stratégies peuvent guider l’achat des pièces, chacune avec leurs pours et leurs contres. Certaines compagnies achèteront les pièces et les capitaliseront, et les enverront dans l’inventaire à valeur zéro. Attention, toutefois, car cette pratique comptable n’est pas acceptée partout! Bien qu’elle semble commode, puisque les pièces seront en stock et que le coût d’inventaire sera bas, cette façon de faire pourrait mener à des coûts des réparations futures un peu tordus du fait que les pièces sont à valeur zéro.
Une meilleure pratique consiste à commander les pièces en même temps que les nouveaux équipements, mais sur un bon d’achat séparé. Les pièces seront reçues en magasin à une valeur plus équitable, et ceci évitera de créer une distorsion dans les coûts de réparation.
Conclusion
Il est important de faire ses devoirs concernant la gestion des stocks et d’être proactif à ce sujet. Trop d’entreprises se cachent derrière divers prétextes pour accepter leur niveau d’inventaire trop élevé. Elles invoquent qu’elles ont de vieux équipements, qu’elles sont éloignées de tout, que leurs équipements ne sont pas fiables… Au contraire, ces contraintes devraient les forcer à s’améliorer.
Vos stratégies d’achat et de gestion des stocks auront également un impact important sur le niveau de service que vous serez en mesure d’offrir. Aussi, plus vos travaux de maintenance seront planifiés, et plus la gestion des stocks sera prévisible et facile.
Une stratégie de maintenance doit être définie pour chaque type de pièce. Est-ce que la pièce sera réparée ou remplacée?
L’achat des pièces de rechange requises devrait être planifié avant la mise en service des nouveaux équipements. Oui, de mauvaises décisions seront parfois prises et certaines pièces commandées ne seront peut-être jamais nécessaires. Voilà pourquoi il est si important de gérer votre désuétude!
Enfin, une série d’indicateurs de performance vous aidera à bien gérer votre processus de gestion des stocks.
Serge Rivoallan
